Uw eerste medewerker aannemen is een belangrijke stap — en brengt meteen een aantal administratieve verplichtingen met zich mee waar u als eenmanszaak nog niet mee te maken had. Een overzicht van wat er geregeld moet worden.
1. Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst
Zodra u een medewerker in dienst neemt, wordt u automatisch werkgever voor de loonheffingen. Dit gebeurt meestal automatisch nadat u de eerste aangifte loonheffingen indient, maar het is verstandig dit tijdig met uw boekhouder of salarisadministratie af te stemmen.
2. Een arbeidsovereenkomst opstellen
Leg de afspraken schriftelijk vast: functie, salaris, arbeidsduur, proeftijd (indien van toepassing) en of het om een tijdelijk of vast contract gaat. Een mondelinge afspraak is juridisch ook geldig, maar bij discussie achteraf staat u dan zonder bewijs.
3. Salarisadministratie inrichten
Vanaf de eerste werkdag moet u:
- Een loonstrook opstellen, elke maand
- Loonheffing inhouden en afdragen aan de Belastingdienst
- De medewerker aanmelden voor pensioen, indien van toepassing binnen uw sector (cao-afhankelijk)
- Rekening houden met vakantiegeld (doorgaans 8% van het brutosalaris, uit te betalen in mei of juni)
- Verlofdagen bijhouden
4. Verzekeringen en aansprakelijkheid
Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en doorbetaling bij ziekte (in de regel de eerste twee jaar). Veel werkgevers sluiten hiervoor een verzuimverzekering af om dit risico af te dekken.
5. Cao-verplichtingen checken
Afhankelijk van uw sector kan een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van toepassing zijn, ook als u daar niet actief voor gekozen heeft. Een cao kan aanvullende eisen stellen aan salaris, toeslagen en arbeidsvoorwaarden.
Waarom dit niet iets is om zelf even snel te regelen
Fouten in de eerste salarisadministratie — een verkeerde inhouding, een gemiste aanmelding, of onduidelijke afspraken — zijn vervelend om achteraf te herstellen en kunnen leiden tot naheffingen of onrust bij de medewerker. Veel ondernemers besteden de salarisadministratie daarom vanaf de eerste medewerker uit.
Praktijkvoorbeeld
Een zzp'er in de horeca neemt voor het eerst een parttime medewerker aan. Zonder ervaring met loonaangifte en cao-regels schakelt hij een salarisadministratie in, die de aanmelding bij de Belastingdienst, de loonstroken en de juiste toepassing van de horeca-cao volledig verzorgt.
Veelgestelde vragen
Moet ik meteen een pensioenregeling aanbieden?
Dit hangt af van uw sector. In sommige branches geldt een verplichte bedrijfstakpensioenregeling; in andere niet. Dit is iets om vooraf te laten checken.
Kan ik iemand eerst als zzp'er inhuren in plaats van in dienst nemen?
Dat kan, maar let op: als de feitelijke werkverhouding lijkt op een dienstverband (vaste uren, gezag, geen eigen ondernemersrisico), kan de Belastingdienst dit alsnog als loondienst aanmerken, met gevolgen voor u als opdrachtgever.
Wat als mijn eerste medewerker ziek wordt?
Als werkgever bent u in de regel verplicht het loon door te betalen bij ziekte, doorgaans voor een periode van twee jaar. Een verzuimverzekering kan dit risico beperken.
ROLO Boekhouding verzorgt de volledige salarisadministratie, vanaf uw eerste medewerker — inclusief aanmelding, loonstroken en cao-toetsing. Maak gratis kennis met Johan voordat uw nieuwe medewerker start.