"Mag deze doos met oude facturen nu eindelijk weg?" Een vraag die elke ondernemer zich vroeg of laat stelt. De wettelijke bewaarplicht in Nederland is duidelijk vastgelegd, maar wordt in de praktijk regelmatig verkeerd toegepast.
De hoofdregel: 7 jaar
Voor de meeste administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit geldt voor onder meer:
- Facturen (ontvangen en verzonden)
- Bankafschriften
- Contracten en overeenkomsten
- Grootboek en journaalposten
- Loonadministratie
- Correspondentie die relevant is voor de fiscale positie
De termijn van 7 jaar begint te lopen na afloop van het boekjaar waarop de administratie betrekking heeft — niet vanaf het moment dat u het document ontving.
De uitzondering: 10 jaar voor onroerend goed
Voor administratie rondom onroerend goed, zoals aankoopakten, hypotheekstukken en verbouwingsfacturen die met de BTW-herzieningsregeling te maken hebben, geldt een verlengde bewaarplicht van 10 jaar. Dit hangt samen met de herzieningsperiode voor de BTW op onroerend goed.
Waarom deze termijn zo belangrijk is
De Belastingdienst kan binnen de bewaartermijn om inzage vragen, bijvoorbeeld bij een boekenonderzoek. Kunt u de gevraagde stukken niet meer overleggen, dan kan dit leiden tot een schatting van uw winst door de Belastingdienst, vaak in uw nadeel — de bewijslast ligt dan feitelijk bij u.
Mag het digitaal?
Ja. De wet stelt geen eis dat administratie op papier bewaard moet worden. Een digitale kopie (bijvoorbeeld gescand of via een boekhoud-app gefotografeerd) is toegestaan, zolang deze binnen redelijke termijn leesbaar te maken is en de authenticiteit voldoende gewaarborgd blijft. Let op: sommige basisgegevens, zoals het grootboek en de debiteuren- en crediteurenadministratie, moeten in de oorspronkelijk ontvangen vorm bewaard blijven als dat digitaal is aangeleverd.
Wat gebeurt er na de bewaartermijn?
Na het verstrijken van de bewaartermijn bent u niet verplicht om de administratie te vernietigen — u mag dit doen, maar het hoeft niet. Sommige ondernemers bewaren bepaalde stukken langer, bijvoorbeeld met het oog op een eventueel juridisch geschil dat los staat van de fiscale bewaarplicht.
Praktijkvoorbeeld
Een zzp'er ontvangt in 2026 een vraag van de Belastingdienst over haar administratie uit boekjaar 2019. Omdat de bewaartermijn van 7 jaar pas na afloop van 2026 verstrijkt, is zij nog verplicht deze stukken te kunnen overleggen — en dat lukt, omdat alles digitaal is opgeslagen via haar boekhoudsoftware.
Veelgestelde vragen
Geldt de bewaarplicht ook voor een eenmanszaak?
Ja, de bewaarplicht geldt voor elke ondernemer, ongeacht de rechtsvorm.
Moet ik ook privé-bonnetjes bewaren die ik zakelijk heb opgevoerd?
Ja, als een uitgave zakelijk is opgevoerd, valt de onderliggende bon of factuur onder de bewaarplicht, ook al ging het om een gemengd zakelijk-privé aankoop.
Wat als ik mijn administratie kwijt ben geraakt, bijvoorbeeld door een technisch probleem?
Meld dit zo snel mogelijk en probeer zoveel mogelijk te reconstrueren, bijvoorbeeld via bankafschriften en correspondentie met leveranciers. Een tijdige melding wordt doorgaans beter ontvangen dan pas iets zeggen op het moment van een controle.
ROLO Boekhouding bewaart uw administratie digitaal en overzichtelijk, ruim binnen de wettelijke bewaartermijn. Bekijk onze dienst boekhouding of maak gratis kennis met Johan.